Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

W związku z korzystaniem z aplikacji przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane konta i uwierzytelniania — login/adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, rola i uprawnienia w organizacji, zdjęcie profilowe (jeśli zostanie dodane), zaszyfrowane hasło.
• Dane wprowadzane w toku pracy — zlecenia serwisowe, zadania, kalendarz, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, dane kontrahentów i urządzeń, zamówienia, oferty, wypożyczenia, dokumenty sprzedaży.
• Zdjęcia i pliki — fotografie wykonywane aparatem (np. dokumentacja zlecenia, protokoły odbioru), podpisy elektroniczne oraz załączane dokumenty.
• Dane lokalizacyjne (GPS) — współrzędne rejestrowane opcjonalnie w protokołach odbioru oraz w module tras, na potrzeby udokumentowania miejsca wykonania czynności i planowania trasy.
• Kody kreskowe / QR — skanowane aparatem w celu identyfikacji produktów i urządzeń (obraz z aparatu jest przetwarzany lokalnie na urządzeniu wyłącznie w celu odczytu kodu).
• Powiadomienia push — techniczny identyfikator urządzenia (token push) niezbędny do wysyłania powiadomień o zdarzeniach w systemie.
• Dane techniczne — informacje niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego działania usługi (np. logi zdarzeń, adres IP, dane sesji).

Aplikacja mobilna prosi o dostęp do wybranych funkcji urządzenia wyłącznie w celu realizacji swoich funkcji:

• Aparat — skanowanie kodów kreskowych/QR oraz wykonywanie zdjęć dokumentujących zlecenia i protokoły. Aplikacja nie prowadzi nagrywania w tle.
• Lokalizacja — jednorazowe pobranie współrzędnych przy tworzeniu protokołu odbioru lub w module tras. Lokalizacja nie jest zbierana w tle ani w sposób ciągły.
• Powiadomienia — dostarczanie powiadomień o nowych zleceniach, wiadomościach i innych zdarzeniach.
• Pliki / galeria — dołączanie zdjęć i dokumentów do rekordów w systemie.

Zgody na te uprawnienia można w każdej chwili wycofać w ustawieniach systemu operacyjnego urządzenia.

Dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach (RODO):

• świadczenie usługi i udostępnienie funkcji aplikacji — art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes: zapewnienie działania systemu na rzecz organizacji użytkownika);
• zapewnienie bezpieczeństwa, rozliczalności i poprawności działania — art. 6 ust. 1 lit. f;
• wypełnienie obowiązków prawnych (np. księgowych, podatkowych) — art. 6 ust. 1 lit. c;
• funkcje oparte na zgodzie (np. dostęp do lokalizacji, powiadomienia) — art. 6 ust. 1 lit. a.

W zakresie danych osób trzecich (np. dane pracowników i kontrahentów wprowadzane do systemu przez organizację korzystającą z GrunerApp) Administrator działa jako podmiot przetwarzający na polecenie danej organizacji, która pozostaje administratorem tych danych.

Dane mogą być powierzane zaufanym dostawcom usług, którzy przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie zawartych umów powierzenia:

• Dostawca infrastruktury bazodanowej i uwierzytelniania (Supabase) — przechowywanie danych i obsługa logowania;
• Dostawca hostingu serwerowego — utrzymanie aplikacji i plików;
• Dostawcy usług powiadomień push (Expo, Google, Apple) — dostarczanie powiadomień;
• Dostawcy bramek SMS i poczty e-mail — wysyłka wiadomości konfigurowana przez organizację;
• Dostawca usług AI (Anthropic) — opcjonalne funkcje wspomagane sztuczną inteligencją (np. redagowanie ofert).

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Dane przechowujemy przez okres korzystania z konta w ramach organizacji, a po jego zakończeniu — przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisami podatkowymi i rachunkowymi) lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) danych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym");
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: kacper@gruner.pl.

Żądanie usunięcia konta oraz powiązanych danych osobowych można zgłosić na adres kacper@gruner.pl. Dane zostaną usunięte w zakresie, w jakim nie jesteśmy zobowiązani do ich dalszego przechowywania na podstawie przepisów prawa.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach oraz mechanizmy izolacji danych pomiędzy organizacjami korzystającymi z systemu.

Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie do użytku służbowego przez osoby dorosłe i nie jest kierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia.

Polityka może być okresowo aktualizowana. Istotne zmiany będą sygnalizowane w aplikacji lub na tej stronie. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu.